Datensicherheit durch rechtskonforme Revisionssicherheit

Revisionssicherheit“ bedeutet vor einer Änderung geschützt.

Die rechtliche Grundlage für „Revisionssicherheit“ bilden in Deutschland die GoBD  (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie besagen, dass aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen in folgender Weise gespeichert werden müssen:

  • Unverlierbar (Dokumente dürfen auf dem Weg ins Archiv nicht verloren gehen)
  • als Original (Die Ursprungsdatei muss im Originalformat (Word, PDF, TXT, etc. erhalten und verfügbar bleiben)
  • Unveränderbar (vor Manipulationen geschützt)
  • Jederzeit und lückenlos verfügbar und maschinell auswertbar (Unverzüglich gespeichert, durch Indexierung auffindbar und auf Verlangen [z.B. Buchprüfung] vorzeigbar. Alle Änderungen müssen protokolliert sein [Versioniert] und es muss ein Programm vorgehalten werden, daß diese Dokumente lesen kann)

Die Verfahrensdokumentation

Zusätzlich schreibt der Gesetzgeber eine Verfahrensdokumentation zur rechtskonformen Archivierung vor. Diese Dokumentation muss alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen in einem Unternehmen sowohl technisch als auch organisatorisch beschreiben.

Dabei sollte der Dokumentenlauf vom Erfassen, Digitalisieren, Indizieren und Verarbeiten über Suchanfragen, Ausgabe, Aufbewahrung bis zur Vernichtung dokumentiert werden.

Wir unterstützen Sie bei der Datensicherheit.

Zum Beispiel mit einem Dokumentenmanagementsystem

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt die zu erfüllenden Gesetzesvorgaben bestmöglich und bietet obendrein die Möglichkeit der Prozessoptimierungen bei Ihren Dokumentenprozessen (z.B. Digitale Kunden/Mandanten/Personal/Fahrzeugakten, Umlaufmappen etc.).

Zudem sind Ihre Daten im digitalen Archiv viel sicherer als im abschließbaren Aktenschrank. In der Cloud sogar noch geschützter. Einerseits sind sie geschützt gegen widerrechtliche Zugriffe und Manipulationen. Andererseits gegen äußere Einflüsse höherer Gewalt wie Feuer, Wasser, Erdbeben, aber auch Vandalismus oder Sabotage (Disaster Recovery) und das bei einer Standortunabhängigen Verfügbarkeit.
Wer möchte nicht mit einem Schirmchengetränk am Strand von Honolulu seine Dokumente freizeichnen oder Abläufe freigeben?